Em 2014 o E-Social entrou em vigor com o Decreto Nº 8.373/2014 alterando consideravelmente o processo de trabalho do RH das empresas e a maneira de registrar as informações de funcionários.
Pensando nisso, separamos informações para te ajudar a entender melhor as mudanças e seus impactos nas organizações.
O que é o E-social?
Em 2014 o E-Social entrou em vigor com o Decreto Nº 8.373/2014 alterando consideravelmente o processo de trabalho do RH das empresas e a maneira de registrar as informações de funcionários.
O E-social é um instrumento de unificação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, cujos objetivos são padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição em todo o território nacional.
Ou seja, o E-social ajuda a reunir todas as informações trabalhistas em um único procedimento, ou podemos chamar de “banco de dados”. Com as informações em um único “banco de dados” fica mais fácil analisar a qualidade das informações que é verificada.
Fazem parte desse projeto o Ministério do Trabalho e Emprego, INSS, Receita Federal do Brasil e a Caixa Econômica Federal. Ou seja, todas as informações antes enviadas para esses órgãos separadamente passam a ser enviadas eletronicamente de uma vez. Dessa forma o Fisco passa a ter um controle mais amplo sobre os dados dos empregadores.
O que muda?
A área de RH terá que realizar alguns “reports”, ou entregas de informações, para o sistema do E-Social diariamente. A Receita Federal irá validar a informação enviada e emitirá um número de protocolo de recebimento desta informação.
Os prazos de entrega variam de acordo com o assunto. Informações de admissões ou demissões, precisarão ser informadas imediatamente quando ocorrerem. O trabalhador não poderá ser admitido ou demitido sem que o arquivo com a informação já esteja na base da Receita.
Além disso, a folha de pagamento deverá ser enviada todo dia 07 do mês subsequente. Jornada de trabalho e alterações de horários deverão ser informados na medida que acontecem. Alterações salariais também deverão ser registradas no dia subsequente à alteração.
Algumas informações adicionais serão solicitadas por meio do E-Social para composição de dados estatísticos. Um exemplo é se o colaborador já possui imóvel próprio ou se utiliza recursos do FGTS para a aquisição de um imóvel.
Quais são os sistemas de informação do Governo Federal que serão substituídos pelo e-Social Empresas?
Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:
- GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
- CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
- RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
- LRE – Livro de Registro de Empregados
- CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
- CD – Comunicação de Dispensa
- CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
- DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
- DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
- QHT – Quadro de Horário de Trabalho
- MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
- Folha de pagamento
- GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
- GPS – Guia da Previdência Social
Prazos
De acordo com as informações da Resolução do Comitê Diretivo do E-social nº 02/2016, em seu artigo 2°, o E-Social passa a ser obrigatório para as empresas a partir de 2018.
Segue o calendário de vigência:
- Entidades empresariais com faturamento acima de R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais) em 2016 precisam se adequar em janeiro de 2018;
- Demais empresas e contribuintes têm a obrigação de fazer a adequação até julho de 2018;
- Administração Pública precisa se adequar até janeiro de 2019.
As informações referentes à Saúde e Segurança do Trabalhador (SST) terão um prazo um pouco maior: até janeiro de 2019 para as empresas e até julho de 2019 para a Administração Pública.
Concluindo
O E-Social pode ter assustado ou ainda assusta algumas empresas, principalmente devido ao elevado grau de organização exigido. Sem dúvida será necessário ter maior controle das informações do RH. Além disso, torna-se necessária a atenção com relação as exigências legais trabalhistas.
O ERP pode ser uma ferramenta muito importante nesse momento. Vale conferir com seu provedor se ele disponibiliza ou está desenvolvendo um modulo de RH. O sistema pode ajudar a ter maior controle e facilidade de acesso as informações necessárias para o E-social.
Além disso, o E-social exige maior integração entre setores, trazendo um impacto em todos os funcionários. Por isso, ter um sistema integrado pode facilitar a entender os impactos em cada segmento.
O que não podemos negar que o E-social ajuda a diminuir a quantidade de burocracia e também alavancar as funções diárias.
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