Estamos sempre enfatizando que um Sistema de Gestão ERP pode ajudar a coletar informações precisas dos processos de sua empresa. Sem dúvida, o ERP consegue juntar dados importantes referentes a faturamento, estoque, produção, vendas e muito mais.
Também já comentamos sobre a possibilidade de gerar relatórios com os principais indicadores de gestão. O acompanhamento continuo desses indicadores pode auxiliar muito na tomada de decisão e elaboração de estratégias.
A pergunta que fica porém é: Como transformar esses dados em ações reais de melhoria dentro da minha empresa.
Vamos começar explicando o que é análise de dados
Analisar dados significa transformar um conjunto de dados em informações. Para fazer isso prezamos verificar, analisar e compreender o que os dados nos dizem.
Por exemplo, suponhamos que você tenha em uma planilha a lista de todos os clientes ativos e nessa mesma planilha você tem uma coluna relacionando a origem de cada um deles e a etapa vendas que ele se encontra.
Inicialmente, a planilha é apenas um conjunto de dados. Mas assim que você a organiza e analisa os dados, você consegue perceber que apenas uma porcentagem pequena dos clientes evolui para aprovação de orçamento. A partir desse momento foi gerada uma informação.
Usualmente a análise de dados pode ser feita para identificar um problema ou gargalo ou para ter melhor detalhamento dele. E sem dúvida ela pode ajudar a encontrar respostas e soluções, permitindo tomadas de decisões baseados em dados como levantamos no texto como um sistema ERP pode ajudar sua empresa a crescer.
Além disso, é possível criar projeções, otimizando futuros investimentos e prevendo crises. Mas para tornar isso tudo possível é importante criar relatórios úteis.
Gerando relatórios inteligentes
Mais do que tudo, para gerar um bom relatório você precisa definir objetivos ou uma pergunta para a qual deseja investigar a resposta. Dessa maneira é possível começar a filtrar quais informações você realmente precisa para atingir esse objetivo ou responder essa pergunta.
Mas como fazer isso na prática? Vamos usar o exemplo citado anteriormente como ponto de partida. Para entender o real problema do porque os vendedores estão perdendo os clientes depois do envio do orçamento podemos seguir os seguintes passos.
Extração de dados –> Organização de dados –> primeiro entendimento dos dados -> análise dos dados – >plano de ação
Extração dos dados
Nessa etapa buscamos os dados que temos para compor nosso relatório. Lembre-se de que muitas vezes o impacto de outras áreas podem afetar a sua, por isso busque dados de áreas que estão conectadas com a sua para compor o relatório.
No exemplo que estamos utilizando, pode ser que os dados de produção tenham algum impacto em nossa análise. Por isso, vale a coleta dos dados de produção e ou estoque também.
Organização de dados
Separe as informações coletadas mais necessárias e dispense as demais. Organize tudo em colunas com descrições adequadas e de fácil entendimento.
Primeiro entendimento
Nesse momento começamos a fazer alguns cruzamentos de informações e resultados. As vezes pode ser interessante entender a média de um período ou simplesmente ficar atento a um mês específico em que algum dado atípico tenha surgido.
Análise de dados
Nesse momento começamos a comparar indicadores e métricas dos dados. Durante a análise, às vezes é interessante entrar em contato com pessoas da organização para tirar dúvidas ou entender alterações atípicas. A partir desse momento você cria informações baseadas nos dados.
Plano de Ações
Uma vez que as análises foram feitas, conseguimos ter uma ideia do problema para pensar em soluções. É importante pensar em ações práticas e separá-las em curto, médio e longo prazo. Você pode pensar numa solução momentânea para resolver o problema e em algumas de médio e longo prazo para que ele não se repita.
Resumindo
Os dados por si sós não fazem muito para nos ajudar, porém, seguindo o passo a passo de coletar, organizar, entender e analisar, caminharemos para criar soluções interessantes para sua empresa. É importante ficar atento para os detalhes e principalmente ter em mente um objetivo ou dúvida.
Além disso, o processo pode ficar ainda mais fluido e assertivo quando temos equipes integradas que conversam entre si. Muitas vezes olhar a questão por ângulos diferentes pode trazer uma nova perspectiva sobre o problema e consequentemente sobre a solução.
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