Já comentamos aqui no blog a importância de nomear um ponto focal interno na implementação do ERP na sua empresa. O fato é que implementar um sistema de gerenciamento pode ser uma tarefa complicada. Principalmente por que gera mudanças que muitas vezes assustam os funcionários.
Além disso, o ERP muda muito a dinâmica de trabalho da empresa como um todo. Isso acontece principalmente pois a rotina diária se altera quando você passa a usar um sistema como ferramenta base de processos. Pessoas que antes não passavam muito tempo em frente ao computador, por exemplo, provavelmente terão que ficar um pouco mais para garantir que as informações necessárias sejam inseridas no sistema.
O Ponto Focal Contribui para Comunicação Interna e Transparência com os Funcionários
Um fator atraente de um sistema de ERP é que muito trabalho manual passará a ser automático. Sem dúvida a otimização de tempo e processos é atraente para qualquer empreendedor.
O que acaba acontecendo nessas mudanças é que alguns funcionários podem se encontrar com tempo ocioso ou em alguns casos verem suas funções desaparecerem por conta do sistema. Essa questão pode gerar ressentimentos internos e até mesmo sabotagens para a implementação do sistema.
Esse é um dos motivos pelo qual o ponto focal se torna muito importante; ele te ajudará a manter a transparência e comunicação direta com seus funcionários. Ele terá a tarefa de tirar dúvidas internas e expor necessidades.
Ele ajudará a compor e testar a lista de customizações do sistema
Além de conhecer muito bem os processos internos, ele poderá ajudar a avaliar quais customizações sua empresa necessitará no sistema. Normalmente quem faz as tarefas diárias tem maior domínio das necessidades e problemas dos processos.
Com isso em mente, ter uma ou duas pessoas de diferentes áreas como pontos focais pode ser interessante para entender as limitações do sistema. Todo software vem com funções básicas de funcionamento que podem variar de acordo com os processos de cada empresa. O ponto focal pode te ajudar a compor o que é imprescindível para sua área e garantir a melhor customização.
Ele será uma interface entre as necessidades diárias da sua empresa e o fornecedor do sistema
Depois que o software for implementado e o uso diário começar, muitas dúvidas aparecerão. Nesse momento o ponto focal é importante, pois ele deve ter o domínio da ferramenta e estar pronto para ajudar internamente.
Além disso, ele pode notar que no dia a dia outras alterações no sistema sejam importantes para manutenção de processos internos. Ele pode ser uma figura chave para a boa manutenção do software internamente.
O resultado final da implementação provavelmente tornará as tarefas diárias mais fáceis dentro da empresa, porém o processo de implementação pode ser um desafio. Por isso, é importante definir estratégias para tornar o processo de transição e utilização do sistema mais tranquilo.
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