Organização é tudo, certo? E nada melhor que ter uma bela agenda organizada e funcional para ter todas as informações necessárias à sua empresa na palma de suas mãos. Com tantas novidades no mundo digital, não precisamos nem carrega-las mais por aí.
Todos precisamos de uma agenda. Seja virtual ou física, precisamos dela para lembrar dos gastos da empresa, assim como de prazos de pedidos, passos burocráticos, entre outros, ainda mais quando lidamos com pacientes em nossas clínicas. Ninguém merece ter de pagar multas e juros sabendo que poderia ter efetuado a quitação na data correta, tendo perdido o prazo unicamente por conta de descuido.
Controle de agenda: porque ter uma?
Por todos os motivos organizacionais que você achar válido. Desde o financeiro, sendo em relação a gastos ou lucros, até mesmo registros de receitas, despesas, prazos, gastos programados, pacientes marcados… tudo que a mente humana normalmente não daria conta, uma agenda com certeza dará.
Dicas para um controle de agenda organizado:
- Não deixe nada de fora: Se você quer uma agenda organizada, crie um mantra. Sempre que um fato específico acontecer, siga o ritual de colocar os detalhes na sua agenda perfeitamente. Isso garante que você não perderá nenhuma informação e que estará sempre a par dos detalhes;
- Defina cores: Para uma agenda conseguir ser bem abrangente, por vezes usamos elas para muitas coisas, e se isso começar a se sobrepor, ela se torna apenas um novo tipo de bagunça. Para evitar isso, que tal criar um sistema de cores, seja para entrada de pagamentos, saída, prazos, descrição… tudo pode ser esquematizado e diferenciado com o uso de cores;
- Use listas para definir prioridades: Isso é fundamental para ter uma ideia bem clara das obrigações, a lista do que deve ser feito antes de que, urgências, prazos dilatados e afins. Tudo isso influencia a forma como sua empresa se porta diante dos clientes e colaboradores, portanto, influencia seu sucesso.
- Planeje semanas: Planejar diariamente é um dos maiores inimigos da produtividade. Quando você faz isso, está fadado a sobrecarregar alguns dias, e em outros momentos deixar dias muito mal aproveitados. Portanto, planeje semanas para conseguir visualizar melhor o seu fluxo;
- Separe a agenda de pacientes: Para tornar mais claro o que são compromissos com pacientes e o que não é, tente separar a agenda de pacientes para tornar isso bem notável. No caso de existir algum compromisso muito forte como uma viagem ou algo assim, que influencie nas mais variadas esferas de sua vida, coloque nas duas agendas.
Itens indispensáveis
Vamos dar aqui duas dicas, uma para pessoas mais antenadas na internet e que preferem apostar sua organização nos meios virtuais, e outra dica para os que assim como nós aqui da redação, preferem uma agenda à moda antiga:
- DICA 1: Recomendamos o Trello, que consegue associar uma agenda com lista de afazeres, prazos, calendário, chat com outros colaboradores da empresa ou clínica. É realmente uma plataforma completa para você que deseja administrar seu empreendimento de forma fluida e fácil;
- DICA 2: Recomendamos que você procure tudo que conseguir encontrar sobre os Bullet Journals. São uma tendência nos dias de hoje, sendo ela baseada em métodos de organização, caligrafia e outros meios de tornar a nossa agenda ainda mais prazerosa de se fazer e funcional ao uso.
No mais, imaginamos que você possa personalizar seu jeito de escrever e se organizar, sendo a sua experiência o melhor “template” para organizar sua agenda.
Esperamos que tenha gostado desse artigo e que tenhamos tirado suas dúvidas principais. Até mais!