Durante nossos anos de experiência implementando sistemas de ERP em empresas de diferentes portes percebemos que independentemente do tamanho da organização algumas questões críticas sempre aparecem.
Uma questão comum é que as organizações acreditam que ao implementar ele funcionará instantaneamente. O problema é que existem algumas variáveis internas, extremamente importantes, que devem ser consideradas para a implementação. Com isso em mente reunimos 5 dicas para ajudar nesse processo.
– Consiga apoio da gerencia e formadores de opinião.
As empresas com maior dificuldade de implementação de ERP são aquelas que carecem de envolvimento no nível de gerenciamento ou superior. Nesses casos muitas vezes as equipes tendem a não envolvidos com o projeto de implementação. Como qualquer mudança normalmente gera alguma resistência, a falta de envolvimento da equipe gera grande resistência interna dificultado o início da utilização do ERP.
Executivos não precisam chegar ao ponto de conhecer cada detalhe de configuração, mas precisam estar conscientes dos impactos que o software ERP causará no dia a dia equipe. Incentivar a mudança e deixar claro como esses impactos ajudam a implementação a fluir com maior facilidade.
– Faça uma lista clara e extensa de requisitos antes de começar a procurar fornecedores.
Comece definindo cuidadosamente o escopo do seu projeto. Foque em todos os processos de seu negócio específicos eles servirão como requisitos de sistema. Quanto mais específico você for antecipadamente, mais detalhes seus fornecedores podem incluir em suas propostas.
Muitas vezes, as pessoas selecionam um sistema ERP com base em fatores como preço, tecnologia mais atualizada ou o sistema que é o mais bonito visualmente. Mas, sem um bom ajuste às necessidades da organização, empresas ficam com uma personalização cara ao invés de soluções justas. A solução é encontrar um sistema ERP específico da indústria, com ferramentas e recursos projetados para resolver os requisitos de sua empresa. O retorno no investimento e os benefícios a longo prazo de um sistema adequado são extensivos.
– Obtenha referências
Ao comprar fornecedores de soluções ERP, peça a cada fornecedor pelo menos três referências. Depois ligue para os clientes atuais e pergunte o que correu corretamente, o que deu errado e o que eles poderiam ter feito de forma diferente.
Se um fornecedor não pode fornecer pelo menos três clientes confiáveis, talvez ele não tenha a experiência que você precisa. Vale como dica, caso seja membro de uma associação industrial, pedir aos colegas recomendações de ERP.
– Nomeie um ponto focal interno
Não dependa apenas do profissional indicado pelo fornecedor, tenha alguém em sua equipe dedicada para acompanhar toda a implementação e desenvolvimento. Selecione alguém dentro da organização, que conheça ou seja confortável gerenciando sistemas de software, para servir como gerente de projeto. Esta pessoa será responsável por reunir todos os requisitos dos usuários finais, aprender o novo sistema por dentro e por fora. Ela também será responsável por trabalhar com o fornecedor na conversão de dados e ajudar a empresa contratada a coordenar o treinamento de equipe atuando como o ponto de contato para todos os funcionários.
– Dedique tempo e recursos para o treinamento do sistema ERP
Aprender uma nova maneira de trabalhar exigirá um compromisso de tempo significativo para todos. Por isso, a equipe do projeto deve tomar medidas pró-ativas para reduzir o peso sobre os funcionários. Identifique as necessidades específicas de cada departamento, permitindo tempo suficiente para desenvolver e operar programas de treinamento.
Além disso, é importante reconhecer que o treinamento mais efetivo pode não ser proveniente apenas do fornecedor. Os funcionários experientes em tecnologia, que acompanharam o processo de implementação do sistema podem ser valiosos no momento de transferência de conhecimento. Isso por que eles entendem os procedimentos internos e provavelmente tem maior facilidade para direcionar o treinamento para as principais dúvidas de cada área.
Ter um contato de suporte prontamente disponível dentro de uma equipe reduz a dinâmica de “nós contra eles” no que diz respeito à empresa e o fornecedor. Esse tipo de embate entre os 2 lados pode gerar entraves graves no processo de implementação.
Resumindo
Um dos fatores cruciais para a implementação do sistema pode ser a resistência à mudança. O que é muito comum em qualquer tipo de organização independentemente do tamanho que ela tenha. A cultura interna pode ser um aliado ou um vilão.
As melhores maneiras de combater resistências são: transparência e envolvimento. Ou seja, deixar claro o porquê o sistema está sendo implementado e os impactos que ele causará nas equipes. E envolver a gerencia e funcionários no processo de transição.
Esperamos que esse post tenha contribuído para vocês! Deixe comentários e dúvidas!